1. Data Base (basis data)
merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat
ditunjukan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam
satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama
bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya
digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan
menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan
dalam satu record.
2. Tab Create secara umum digunakan untuk pembuatan
objek baru dan atribut yang dibutuhkan dalam suatu database. Dengan tab Create,
user bisa membuat tabel baru serta atribut pendukungnya, yang nantinya akan
digunakan untuk memasukkan record baru. Dua hal yang paling inti dalam sebuah database
adalah form (formulir) dan report (laporan). Kedua hal itu bisa dibuat dengan
memanfaatkan fungsi icon yang terdapat di tab Create ini.
Satu hal sebagai tambahan, user bisa membuat serta meng-custom
perintah yang nantinya bisa dieksekusi oleh komputer. Ini dilakukan dengan
memanfaatkan icon yang terdapat di group Other.
Tab Create terdiri dari empat group perintah. Yaitu: (1) Tables, (2) Forms, (3) Report, dan (4) Other.
Semuanya akan dijelaskan pada bahasan berikut ini.
A.
Group Tables
Group Tables terdiri dari 5 icon perintah: Table, Table Templates, SharePoint Lists, dan Table Design.
Icon
perintah Table digunakan untuk membuat tabel database baru. Selanjutnya user
pada tabel kosong baru. Hal pertama mengisi tabel tersebut dengan record, user
perlu memberi nama field (judul tabel di sebelah atas). Untuk memberi nama pada
tiap field, klik dua kali field
yang diinginkan. Adapun field yang tidak diinginkan, cukup kosongi saja, maka
secara otomatis field kosong tersebut akan terhapus oleh sistem.
Sedangkan
icon Table Templates digunakan untuk membuat tabel database baru berdasarkan
contoh-contoh yang sudah tersedia di MS Access 2007. Dengan menggunakan icon
perintah ini user mendapatkan kemudahan dalam pembuatan database. User tinggal
memilih salah satu contoh yang telah tersedia. Kemudian user hanya perlu
melakukan kustomisasi seperlunya.
Icon
Sharepoint Lists digunakan untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang
sedang dibuat.
Adapun
icon Table Design digunakan untuk digunakan untuk merancang tabel yang
dibutuhkan dalam suatu database. Icon ini merupakan pengaturan tingkat lanjut
dari icon Table. Dengan icon Table Design, user bisa mengatur atribut table
dari database aktif sehingga setiap field bisa diset dengan tipe data tertentu.
B.
Group Form
Group
Form terdiri dari 7 icon perintah: Form, Split
1.
Icon
Form digunakan untuk membuat formulir database baru.
2.
Split
Form digunakan untuk suatu formulir sehingga menjadi dua formulir yang berbeda.
3.
Multiple
Items digunakan untuk membuat form yang bisa menampilkan isi database yang
telah dimasukkan.
4.
PivotChat
digunakan untuk membuat grafik berdasarkan suatu database.
5.
Blank
Form digunakan untuk membuat formulir yang kosong sehingga user bisa mendesain
sendiri suatu formulir yang diinginkan.
6.
More
Form digunakan untuk digunakan untuk menampilkan daftar perintah yang diguakan
untuk memilih daftar form lainnya.
7.
Form
Design digunakan untuk mendesain form sesuai dengan keinginan user.
C.
Group Reports
Group
Reports secara umum digunakan untuk pembuatan laporan (report), terdiri dari 5
icon perintah: Report, Labels, Blank Repot, Report Wizard, Report Design.
1.
Report
digunakan untuk membuat format laporan dalam versi standar MS Access 2007
2.
Labels
digunakan untuk membuat label dari database yang sedang aktif.
3.
Blank
Report digunakan untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bisa
membuat format laporan yang diinginkan.
4.
Report
Wizard digunakan untuk membuat format laporan berdasarkan tuntunan yang
disediakan dalam MS Access 2007.
5.
Report
Design digunakan untuk merancang format laporan sesuai dengan keinginan user.
D. Group
Other
Group
Other terdiri dari 3 icon: Query Wizard, New object: Query, dan Macro.
1.
Query
Wizard digunakan untuk membuat query berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam
MS Access 2007 sehingga user bisa dengan mudah dalam membuat sebuah query
2.
New
Object: Query digunakan untuk membuat query baru sesuai dengan keinginan
pengguna.
3.
Macro
digunakan untuk membuat objek macro, merupakan tool yang digunakan untuk membuat
perintah tertentu pada sebuah database.
3. A. Untuk
membuat Report (lembaran laporan) database tentunya
harus ada tabel atau form yang dibuat sebelumnya. Data Report database adalah
data yang bersumber dari data yang input pada tabel/form database yang sengaja
didesign saling berhubungan mengikat.
 |
|
Gambar: Report Database
Microsoft office access
|
Cara
membuat report database dalam microsoft Access dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut, yaitu:
- Klick pada nama file tabel yang akan dibuat
lembaran laporan database. Data yang tampil dalam form berikut ini
merupakan kelanjutan bahasan dari artikel sebelumnya
- Klick kanan Create pada menu lalu pilih Report
Wizard
- Pada
tampilan Form Report Wizard klick seperti petunjuk panah merah.
- Klick
Next
- Klick 2 kali pada konten Tahun sebagai group
level agar Tahun Masuk dapat bagian atas Form Report Wizard sebagai alat
yang akan menyortir data report berdasarkan tahun.
- Klick
Next
- Klick
Next
- Klick
Next
- Klick
Finish
Inilah
hasilnya dari tahapa-tahapan yang dijelaskan di atas.
B.
Query atau disebut juga dengan queries
yaitu :
"Suatu nama yang diberikan berupa string untuk digunakan oleh bahasa pemrograman, yang dimanfaatkan untuk
pengaksesan database.
Pengakses dapat mengases data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi.
Dengan adanya Query ini, merupakan kemudahan bagi suatu bahasa pemrograman
terhadap kompatibilitas akses terhadap database tersebut. Query ini suatu
extracting data dari suatu database dan menampilkannya untuk pengolahan lebih lanjut."
- pertama2 buatlah database dengan nama "penjualan"
- selanjutnya buatlah tabel dengan struktur
dibawah inidan beri nama "produk"
|
Field
Name
|
Data
Type
|
Field
Size
|
|
kd_barang
|
Text
|
5
|
|
nm_barang
|
Text
|
30
|
|
harga
|
currency
|
-
|
|
jml_beli
|
number
|
-
|
|
ttl_harga
|
currency
|
-
|
- selanjutnya mari buat query untuk mengisi
ttl_harga agar secara otomatis dapat terisi ketika selesai mengisi harga
dan jml_beli. cara membuat query adalah dengan memilih menu Create, di
bagian other terdapat pilihan untuk membuat query yaitu query wizard dan query design. perbedaan dari dua pilihan ini adalah pada
langkah demi langkah yang dilakukan ketika membuat query. disini saya akan
menjelaskan cara membuat query dengan pilihan kedua yaitu query design
- klik query design, maka akan muncul kotak
dialog show table seperti gambar dibawah ini
- klik
nama tabel yang ada didalam kotak dialog show table (behubung disini baru
dibuat 1 tabel, maka yang tampil hanya satu tabel saja) kemudian klik add,
maka tabel akan pindah ke area query1. kemudian klik close.
- pada
area query1 terdapat bagian seperti tabel dibagian bawah. keterangan dari
setiap barisnya adalah sebagai berikut :
Field : Nama Field yang ingin ditampilkan
Table : Nama Table dari Filed tersebut
Sort : Mengurutkan Data hasil query
Show : Mengatur Field ditampikan atau tidak
Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan - nah,
field disini akan diisi dari data tabel yang tadi dipilih. langkah
selanjutnya adalah memasukan semua field yang ada pada tabel produk ke
dalam query.caranya dengan mendouble klik setiap field satu persatu maka
secara otomatis field akan berpindah.
- langkah selanjutnya mari qta buat rumus untuk
ttl_harga, caranya adalah klik kanan pada field ttl_harga kemudian pilih
build. atau bisa juga dengan cara, letakan cursor pada ttl_harga, pilih
menu design dan klik menu Builder. maka akan keluar kotak dialog Expression Builder. seperti gambar dibawah ini
- masukan rumus dengan cara mengetik diarea
expression builder tersebut. karena sumber query tadi diambil dari tabel
maka untuk memudahkan, double klik folder Tables, klik table yang
dibutuhkan, lihat di area sebelahnya, carilah harga kemudian double klik
harga tersebut sampai field berpindah ke bagian rumus. klik tanda kali (*)
selanjutnya double klik field jml_beli, maka pada area expression builder
tersebut akan terlutis : ttl_hrg: [produk]![harga] *
[produk]![jml_beli]
- kemudian klik ok
- langkah terakhir adalah mengetest apakah rumus
pada query tersebut sudah berjalan dengan baik atau belum. cara
pengetesannya adalah dengan mengklik Run (simbol tanda seru merah) pada
menubar.
- coba anda input data sembarang, jika rumus
sudah benar, maka ketika harga dan jml_beli sudah diinput secara otomatis
ttl_harga akan terisi sesuai dengan data yang diinput tadi. jika blom
muncul juga, coba cek kembali rumus yang tadi di masukan pada expression
builder.
- save query yang telah dibuat.
demikianlah langkah demi langkah membuat query, mudah bukan?tidak
sesulit yang dibayangkan. oya, jika ingin mengambil data berdasarkan kriteria
seperti case pada tabel mahasiswa diatas, caranya sangat mudah. ketik kriteria
pada bagian Criteria dengan memasukan kriteria di apit oleh tanda kutip contohnya
ingin menampilkan hanya jurusan SI maka cukup mengetik "SI" pada
bagian Criteria tersebut. jangan lupa simpan hasil pekerjaan anda.
C. Untuk
membuat Report tentunya harus ada tabel atau form yang dibuat yang telah
diinput data seperti yang dibahas sebelumnya. Silahkan melihat Cara Membuat
Aplikasi - MS Access 2007. Oke.... sekarang kita coba membuat Report database
dengan Report Wizard tapi sebelumnya buka kembali File yang dipraktekan oleh
Lenga (teman).
Cara membuat report aplikasi database
dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klick kanan Create pada menu lalu
pilih Report Wizard
2. Pada tampilan Form Report Wizard
klick seperti petunjuk panah merah.
3. Klick Next
4. Klick 2 kali pada konten Tahun
sebagai group level agar Tahun Masuk dapat bagian atas Form Report Wizard
sebagai alat yang akan menyortir data report berdasarkan tahun.
5. Klick Next
6. Klick Next
7. Klick Next
8. Klick Finish
Inilah hasilnya dari tahapa-tahapan
yang dijelaskan di atas.
1. Pastikan ms office sudah anda
install
2. Pilih Ms access 2007
3. Setelah anda open
Ms access tadi, pilih blink database
4. kemudia akan tampil tampilan
4. kemudia akan tampil tampilan
5. Kemudian buka file name tadi seperti gambar di atas, akan
muncul form lagi
buat folder kemudian pilih format file(mdb). karena nantinya kita
akan menghubungkan access dengan Delphi (Postingan
selanjutnya). setalah sudah di pilih tinggal klik ok
6. Pilih Create
7. Pilih table1, klik kanan pilih design view isi nama table:
misalnya (club)
8. kemudian isi table dengan berapa field yang anda
inginkan, misalnya seperti ini
9. Di sini saya menggunakan 7 field (no, arsenal, Real Madrid , Chelsea ,
Barcalona, MU, Valencia
10. Klik table (club) pilih open Isi Field dengan bebera
Record
11. kemudian Save. liat hasilnya di mana anda menyimpan file
tersebut.
